Apoyar los procesos administrativos de la empresa asegurando orden, cumplimiento y oportunidad en las tareas asignadas.
Mantener actualizados los archivos físicos y digitales relacionados con facturación, cartera y clientes.
Atender llamadas, correos y otros canales relacionados con temas administrativos y comerciales.
Generar facturas electrónicas o físicas de acuerdo con los pedidos aprobados y entregas realizadas.
Verificar que los datos del cliente estén completos y correctos antes de emitir la factura.
Enviar las facturas a los clientes por los medios establecidos (correo, plataforma, físico).
Registrar las facturas en el sistema contable Siigo.
Realizar notas crédito o débito cuando se presenten devoluciones, descuentos o ajustes.
Mantener control y consecutivo de las facturas emitidas por fechas, clientes y número.
Realizar conciliaciones periódicas entre ventas, facturación y entregas.
Hacer seguimiento a las cuentas por cobrar, identificando clientes en mora y sus respectivos saldos.
Contactar a los clientes para recordar y gestionar los pagos dentro de los plazos pactados.
Enviar estados de cuenta periódicos a los clientes con resumen de su cartera pendiente.
Revisar y actualizar los plazos de crédito según las políticas de la empresa.
Apoyar en la elaboración de acuerdos de pago o convenios con clientes morosos.
Alertar al área comercial o gerencial sobre riesgos de incobrabilidad o retrasos significativos.
Registrar los pagos recibidos en el sistema y realizar cruces con facturas aplicadas.
Apoyar en la elaboración de informes de cartera (vencida, corriente, morosa, recuperada).
Colaborar con auditorías internas o externas proporcionando información relacionada con facturación o cartera.
Aportar a la mejora continua de procesos administrativos y de atención al cliente.
Cumplir con las políticas de archivo, confidencialidad y manejo de información sensible.