1. Apoyar las labores administrativas del Empleador.
· Elaborar documentos, oficios, materiales y trabajos de acuerdo con los elementos generales señalados y a instrucciones y requerimientos de su Empleador o sus delegados.· Preparar y revisar previamente la documentación elaborada para que realice teniendo en cuenta que la redacción, ortografía, gramática y diseño sean impecables para que se proceda a la firma o aprobación.
· Orientar sobre la situación o estado de la documentación que bajo su responsabilidad se encuentra en trámite.· Coordinar, de acuerdo con instrucciones, las reuniones y eventos que deban atender, y demás actividades que organicen o participen.· Llevar la agenda correspondiente y recordar los compromisos adquiridos en los casos que sean solicitados.· Recepcionar, clasificar, registrar en el libro de correspondencia todos los documentos y demás comunicados que ingresan para su atención, gestión y luego proceder a su distribución. · Responsable de la administración del archivo de gestión y del inactivo, manteniendo las Cajas y Carpetas al día y organizadas de acuerdo con las políticas generales de archivo de la Provincia. Clasificación y selección de estos documentos para proponer su eliminación o transferencia al respectivo archivo. Suministrar la información del mismo cuando lo requieran conforme a los protocolos de seguridad. · Gestionar las llamadas telefónicas solicitadas por los Frailes para quienes está laborando y comunicarlos con quien le soliciten. · Atención a todos los requerimientos y necesidades de los Frailes para quien labora. · Velar porque la documentación como cuentas de cobro, documentos equivalentes, facturas, certificados del RUT y demás información administrativa, contable, tributaria y laboral generada y recibida, sea la más idónea cumpliendo con las exigencias legales y a los lineamientos del Empleador. Gestionar las solicitudes y requisiciones de compras y/o servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la Casa. · Atención a los postulantes (gestionar matricula, archivo documentación, impresión de hojas de trabajo)
2. Prestar el servicio de recepción telefónica y de llegada de visitantes.
· Administración y control diario del correo entrante y saliente, en especial aquella de carácter oficial, judicial y tributaria · Respecto a la correspondencia entrante; realizar el registro o radicación, control, control y entrega al beneficiario o dependencia · Entrega inmediata de correos recibidos de entidades oficiales como juzgados, la DIAN, secretarias de impuestos u tributos municipales y distritales · Recibir facturas, cuenta de cobro que figuren elaborados del mes anterior, a más tardar dentro del primer (1) día del mes siguiente · Atender muy oportunamente las llamadas recibidas brindándole la atención e información adecuada y transfiriendo a la extensión de la persona requerida y/o tomar nota del mensaje para entregarlo inmediatamente a la persona solicitada
3. Apoyar las actividades como Auxiliar Contable
· Realizar las labores contables, tributarias y, demás funciones, conforme a las instrucciones y a las políticas y procedimientos legales y a las establecidas por el Empleador y Contador (a) que asesora al Empleador. · Apoyar en la preparación de la nómina de la Casa como: Elaboración de las novedades de horas Extras, comunicados laborales, suministro dotación, imprimir seguridad social pagada · Realizar los trámites administrativos en los contratos civiles y de prestación de servicios como: Solicitud de RUT, fotocopia de la cédula y demás documentos exigidos conforme a los requisitos establecidos por la Casa. · Solicitud de Afiliaciones, demás certificaciones y constancias requeridas y pago de la seguridad social. · Anexar a todas las transacciones o comprobantes los respectivos soportes legales observando que se lleve su consecutivo de forma adecuada. · Elaboración y contabilización de los comprobantes contables como Egresos, Facturas de la Casa, Recibos de Caja, Consignaciones, Causaciones de Cuentas por Pagar a Proveedores y Casas de la Comunidad, realizando las correspondientes deducciones y retenciones, algunas Notas de Contabilidad y demás correspondientes. · Elaborar Órdenes de Compra, de Giro a proveedores y demás obligaciones para aprobación y girar lo allí aprobado. · Colaborar en la preparación de la información contable, laboral, administrativa y tributaria requerida por los entes gubernamentales y la Comunidad Franciscana. · Atender las consultas e inquietudes de los Deudores, Proveedores. · Programar en la Banca virtual, los pagos a las Casas y Proveedores los desembolsos autorizados previamente por este medio u otro (Cheque, Caja Menor). · Realizar los recibos y preparar el Reembolso de Caja Menor · Causar todas las cuentas por pagar y por cobrar. · Generación de facturación mensual. · Apoyar en el cierre anual. · Apoyar en la consolidación de la información financiera y contable. · Informar sobre los vencimientos y pagos mensuales a realizar. · Elaboración de la planilla para la creación de terceros · Contabilización de sostenimientos y cuotas. · Apoyo inquietudes modulo financiero · Sacar los extractos de las cuentas Bancarios
Todas aquellas que le sean asignadas por el Empleador de acuerdo con la naturaleza de su labor
Horario de Lunes a viernes