Objetivo del cargo:
Apoyar eficientemente los procesos administrativos, documentales, logísticos y operativos de la empresa, mediante una gestión ordenada, oportuna y confidencial de la información, el manejo de recursos y el soporte a la dirección y diferentes áreas.
Gestión documental y soporte administrativo:
- Recibir, clasificar, radicar, archivar y custodiar documentos físicos y digitales de la empresa.
- Preparar y redactar cartas, comunicaciones, circulares, actas y otros documentos empresariales.
- Organizar, mantener y actualizar bases de datos, carpetas físicas y archivos digitales.
- Recopilar información para la elaboración de informes, actas y reportes administrativos.
- Atender llamadas, correos y visitas, brindando información básica y direccionando a la persona correspondiente.
- Gestionar la agenda de la gerencia o dirección, programar reuniones y enviar confirmaciones.
- Coordinar viajes, reservas y logística de desplazamientos del personal administrativo (cuando aplique).
- Apoyar en la organización de reuniones internas y externas, incluyendo preparación de material.
- Hacer seguimiento a las solicitudes de compras menores, órdenes de suministro y abastecimiento de oficina.
- Realizar cotizaciones, gestionar proveedores y hacer seguimiento a entregas.
- Manejar y legalizar caja menor bajo parámetros contables establecidos.
- Controlar inventario de papelería, cafetería y elementos de dotación administrativa.
- Llevar control de contratos, actas de entrega, afiliaciones, certificados y documentos de empleados.
- Apoyar procesos de inducción, entrega de documentos, asistencia a capacitaciones o eventos.
- Realizar seguimiento a compromisos de reuniones y enviar alertas o recordatorios.
- Asegurar la confidencialidad de la información y el cumplimiento de las normas internas.
- Brindar apoyo logístico en eventos corporativos, visitas o auditorías.
- Las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato, acordes a su rol.