Nos encontramos en la búsqueda de AUXILIAR ADMINISTRATIVO/A (OPERACIONES), técnico o tecnólogo en carreras administrativas financieras o carreras afines, con experiencia mínimo 1 año en cargos similares.
Conocimientos:
Dominio paquete office
Deseable manejo de SAP. Excel intermedio-avanzado.
FUNCIONES:
1. Realizar el procedimiento de inscripción de proveedores acorde con la política de la compañía.
2. Generar las solicitudes de pedido, OC y HES en SAP autorizadas por el Jefe de Operaciones y realizar las imputaciones de acuerdo con el presupuesto
3. Crear las HES indicadas por el jefe de operaciones, hacer seguimiento a su aprobación, facturación y liberación por parte del CM.
4. Gestionar el envío de facturas por parte de los proveedores.
5. Gestionar el cargue, envió y pago de facturas de servicios públicos, locales vacantes, zona común.
6. Llevar el control en Excel de la emisión de OC y HES para control con jefe de operaciones, para OPEX y CAPEX
7. Realizar revisión de las provisiones de gastos del MAS acorde a los controles para servicios de facilities, servicios públicos, parking, etc.
8. Mantener actualizado el archivo de control de compras y controlar del área
9. Apoyo en gestión de contratos del área, actualizaciones en vigencias, nuevos contratos, etc.
10. Gestionar con el apoyo del jefe de operaciones las pólizas para los contratos o las OC que lo requieran.
11. Archivar la documentación de acuerdo con el control de archivo establecido en el área.
12. Realizar el seguimiento al control de fumigación del mall.
13. Mantener actualizada la base de datos de proveedores.
14. Llevar cuadro de control del Retie entregado por los locales.
15. Hacer la gestión y control mensual de la instalación de las pastillas correspondientes al tratamiento microbiológico de las trampas de grasa de los locales.
16. Apoyo en trámite y legalizar anticipos
17. Notificar a cada ingeniero ambiental del mall la recepción de las quejas, preguntas o reclamos por parte de los locatarios relacionadas con las inspecciones ambientales.
18. Apoyar al jefe de operaciones en la ejecución, seguimiento y cierre de capex
19. Levar el control de inventario de llaves
20. Recibir y escanear las actas de entrega, recepción y apertura de los locales y archivaria magnéticamente en el área de operaciones, enviarías fisicas al área legal y enviaras por correo al área comercial. Enviar via correo certificado o correo electrónico las respuestas de las PQR recibidas en el área.
21. Descargar la facturación de servicios de voz y datos e internet de los contratistas y puntos del mall y tramitar su pago de acuerdo con el procedimiento.
22. Revisión y seguimiento de los inventarios de consumo de contrato de aseo en insumos
23. Controlar las hojas de seguridad y tichas técnicas de los insumos quimicos usadas por los proveedores de limpieza y mantenimiento
SALARIO: 1.694.230 + Aux de transporte 200.000
HORARIO: Lunes a viernes de 8:00 am - 5:00 pm y Sábado medio día
MODALIDAD: Presencial