Estamos contratando a un Asistente Ejecutivo – Operaciones y Estrategia, con experiencia y altamente proactivo, para apoyar al socio director y fundador de múltiples empresas en rápido crecimiento en los sectores de alimentos, comercio minorista, manufactura y consultoría.
Este es un rol clave: no solo administrativo, sino también estratégico y operativo. Serás la mano derecha para nuestro cliente, un socio director ejecutivo, asegurándote de que su día transcurra sin contratiempos, su bandeja de entrada y calendario estén optimizados, sus reuniones tengan un propósito claro y sus equipos y proveedores estén coordinados de manera eficaz.
Responsabilidades Clave
Soporte Ejecutivo y Gestión de Calendario
•\tGestionar estratégicamente el calendario de nuestro cliente a través de múltiples unidades de negocio.
•\tProgramar reuniones internas y externas con claridad y propósito.
•\tAnticipar conflictos de agenda y resolverlos proactivamente.
•\tMantener visibilidad sobre plazos, viajes, reuniones y compromisos próximos.
•\tAsegurar tiempo de preparación adecuado y alineación de agendas para cada reunión.
•\tVerificar que las tareas operativas estandarizadas se cumplan.
Gestión de Bandeja de Entrada y Comunicaciones
•\tMonitorear y gestionar la bandeja de entrada de correo electrónico de nuestro cliente con un nivel creciente de autonomía.
•\tFiltrar comunicaciones, señalar prioridades y redactar respuestas en nombre de nuestro cliente.
•\tGanarse la confianza gradualmente para asumir completamente la gestión de la bandeja de entrada.
•\tCoordinar comunicaciones profesionales con partes interesadas, clientes y proveedores.
Coordinación y Documentación de Reuniones
•\tCoordinar la logística de reuniones internas y externas entre las distintas empresas.
•\tPreparar agendas y materiales informativos para las reuniones.
•\tAsistir a reuniones clave (según sea necesario), tomar notas y compartir Minutas de Reunión (MoMs) claras y accionables.
•\tHacer seguimiento de las acciones y garantizar su ejecución oportuna y precisa.
Soporte Operativo y con Proveedores
•\tApoyar las operaciones diarias coordinando con equipos internos.
•\tHacer pedidos, hacer seguimiento con proveedores y manejar tareas rutinarias de coordinación.
•\tSer un habilitador del flujo de trabajo: permitir que nuestro cliente se concentre en actividades de alto impacto al asumir responsabilidades rutinarias.
•\tCoordinación y apoyo en temas de RRHH.
•\tSer el soporte clave para iniciativas en la cafetería, lechería, mercado agrícola, alimentos congelados y consultoría. Apoyar a los líderes de equipo según indicaciones de nuestro cliente.
•\tAyudar con la programación, comunicaciones y facturación del negocio de consultoría de nuestro cliente.
•\tAsistir con la logística del negocio de pretzels suaves de nuestro cliente, incluyendo ingreso de órdenes de compra, programación y planificación.
Optimización de Flujos de Trabajo y Manejo de Datos
•\tUsar Google Workspace para organizar, analizar y visualizar datos operativos.
•\tIdentificar ineficiencias en los procesos de negocio y recomendar automatizaciones o mejoras.
•\tImplementar herramientas que aumenten la visibilidad, la responsabilidad y la eficiencia del tiempo.
Requisitos y Cualificaciones
•\tExperiencia: Mínimo de 5 años en un rol de Asistente Ejecutivo senior, Gerente de Operaciones o Coordinador de Proyectos, apoyando a liderazgo de nivel C o fundadores.
•\tEstudios: preferiblemente con estudios de pregrado en ingeniería, o carreras afines.
•\tComunicación: Excelente dominio del inglés oral y escrito. Estilo de comunicación seguro, profesional y con alta inteligencia emocional.
•\tHabilidades Tecnológicas:
o\tDominio avanzado de Microsoft Excel (tablas dinámicas, fórmulas, gráficos).
o\tFamiliaridad con herramientas como Google Workspace, Trello, Notion, Airtable o Asana.
o\tConocimiento y experiencia en IA (por ejemplo, ChatGPT, Zapier, Notion AI) es una ventaja significativa.
•\tMentalidad y Cualidades Personales:
o\tExtremadamente organizado, orientado al detalle y altamente confiable.
o\tPensamiento estratégico con ética de trabajo proactiva y sentido de pertenencia.
o\tAlta discreción y profesionalismo.
o\tResolución de problemas de forma anticipada, sin necesidad de recibir instrucciones.
•\tConfiguración de Trabajo Remoto:
o\tUbicado en cualquier parte de Colombia, preferiblemente Medellín, Antioquia.
o\tConexión a internet fuerte y confiable, y espacio dedicado para trabajo remoto.
o\tDisponibilidad para trabajar a tiempo completo en horario EST para apoyar operaciones en EE. UU.
Contrato y Beneficios
•\tOfrecemos un contrato a termino indefinido con todos los beneficios y prestaciones de ley.
•\tModalidad hibrida para habitantes de Medellín y sus alrededores, y virtual para el resto del país.
•\tDías festivos de E.E.U.U
•\tPago de recargo festivo.
•\tCapacidad de crecimiento
•\tExcelente ambiente laboral
Únete a un entorno colaborativo, basado en valores y de ritmo acelerado—remotamente.