Custodiar y garantizar la permanencia y durabilidad de los diferentes documentos que son archivados
teniendo en cuenta la normatividad vigente, para prestar un servicio oportuno a los diferentes clientes
cuando se solicite información, almacenando los documentos de una manera organizada y estandarizada
para su fácil consulta.
3. FUNCIONES DEL CARGO
MR INGENIEROS SAS SIG-GR-F-61
Versión 02
PERFIL DE CARGO, FUNCIONES Y
RESPONSABILIDADES Página 2
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1. Atender las políticas de archivo establecidas en los procesos que se deben realizar para el manejo de
los acervos documentales en los tres estados del archivo (activo, muerto, digital).
2. Controlar y gestionar el archivo físico y digital de la compañía, asegurando que los documentos estén
archivados correctamente y de fácil acceso para el personal autorizado.
3. Atender y controlar los préstamos de los documentos almacenados en el archivo central e histórico de
la compañía.
4. Clasificar el papel documental del archivo central despachando los que ya cumplieron el ciclo de vida
para reutilizarlo en las oficinas.
5. Coordinar y ejecutar la eliminación adecuada de documentos obsoletos o confidenciales, siguiendo los
procedimientos y políticas de la empresa y cumpliendo con las regulaciones de privacidad y protección
de datos.
6. Mantener registros precisos de los documentos archivados, incluyendo información como fechas de
creación y archivo, ubicaciones físicas o electrónicas.
7. Garantizar los protocolos de seguridad y protección de la información confidencial.
8. Asistir a las auditorías internas o externas proporcionando documentación necesaria y garantizando la
integridad y disponibilidad de los registros.
9. Verificar el consecutivo en la AZ con su respectivo soporte (ejemplo: factura y PO correspondiente)
físico con digital con los medios utilizados por la empresa.
10. Organizar y clasificar los movimientos contables de la empresa embalarlo para proceder a empastar
con la empresa contratada.
11. Rotular el archivo de gestión.
12. Realizar el registro digital del inventario de archivo de las áreas para su control.
13. Organizar el archivo inactivo, marcar cada caja con la relación del inventario de los documentos de las
áreas, para su control y coordinar el envío a la bodega dispuesta por la empresa para su
almacenamiento.
14. Controlar el buen estado de los documentos que reposan en el archivo generando acciones para la
fumigación, humedad, verificación de estado de extintores y adecuado ambiente para la conservación
de documentos.
15. Revisar diariamente el correo electrónico corporativo, asegurando la lectura, priorización y gestión
oportuna de las directrices, solicitudes, actividades, comunicaciones y demás requerimientos enviados
por superiores, compañeros, clientes o áreas de apoyo, dando respuesta en los tiempos establecidos y
realizando el debido seguimiento hasta su cierre, en cumplimiento de los lineamientos
organizacionales.