Funciones y responsabilidades principales
1. Gestión Administrativa General
Ejecutar los lineamientos establecidos por la Asamblea de Copropietarios y el Consejo de Administración.
Coordinar y supervisar las labores del personal operativo (vigilancia, aseo, mantenimiento, jardinería, etc.).
Atender a residentes y copropietarios para la resolución de solicitudes y reclamos.
Gestionar las contrataciones y servicios requeridos (mantenimientos, seguros, licencias, etc.).
Apoyar en la elaboración de informes mensuales de gestión.
2. Gestión Financiera (según delegación)
Controlar y supervisar la facturación mensual de cuotas ordinarias y extraordinarias.
Apoyar en la gestión de cobro de cartera morosa y seguimiento a acuerdos de pago.
Revisar facturas y soportes para su validación antes del pago.
Monitorear ejecución presupuestal y proponer optimizaciones.
3. Gestión Técnica y Mantenimiento
Coordinar mantenimientos preventivos y correctivos de zonas comunes.
Verificar el cumplimiento de contratos por parte de los proveedores.
Programar y acompañar visitas técnicas y de inspección (elevadores, calderas, planta eléctrica, etc.).
Reportar y hacer seguimiento a novedades técnicas relevantes.
4. Gestión Jurídica y Normativa
Velar por el cumplimiento del Reglamento de Propiedad Horizontal y la Ley 675 de 2001.
Apoyar el procedimiento para la imposición de sanciones por infracciones al reglamento.
Coordinar procesos con abogados, cuando aplique, en temas de convivencia o cartera.
Apoyar la elaboración y envío de circulares informativas y preventivas.
5. Apoyo a la Asamblea y Consejo de Administración
Convocar y participar en reuniones ordinarias y extraordinarias del Consejo.
Preparar documentación para Asambleas (informes, presupuestos, presentaciones).
Levantar y revisar actas de Consejo o Asamblea.
Hacer seguimiento a los mandatos aprobados por la Asamblea General.
6. Gestión Documental
Mantener actualizados archivos físicos y digitales (contratos, actas, certificados, etc.).
Garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos y la trazabilidad administrativa.
Apoyar la actualización del manual de convivencia, reglamento interno y protocolos operativos.
Elaboración de actas de consejo y Asamblea