1. Gestión Administrativa y de Oficina:
Gestión de Agenda: Administrar y mantener la agenda del empresario, programando reuniones, citas y compromisos personales/profesionales, asegurando que no haya conflictos y optimizando el tiempo.
Organización de Viajes: Planificar y coordinar todos los aspectos de los viajes del empresario (nacionales e internacionales), incluyendo reservas de vuelos, hoteles, transporte terrestre, visados (si aplica) y elaboración de itinerarios detallados.
Comunicación: Filtrar y gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia. Redactar, revisar y editar cartas, memorandos, informes y presentaciones con alta calidad y precisión.
Archivo y Documentación: Organizar y mantener sistemas de archivo físicos y digitales eficientes y confidenciales.
Preparación de Reuniones: Coordinar la logística de reuniones (reservar salas, preparar materiales, coffee breaks, etc.) y, si es necesario, tomar minutas o apuntes.
Gestión de Gastos: Procesar y conciliar informes de gastos, asegurando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Gestión de Suministros: Asegurar que la oficina del empresario esté siempre abastecida con los materiales necesarios.
Encargos Personales: Realizar encargos personales discretos y eficientes según sea necesario (ej. citas médicas, regalos, etc.).
2. Supervisión de Personal (Aseo General y Conductores):
Coordinación de Aseo:
Establecer y comunicar los estándares de limpieza y mantenimiento para las oficinas y/o propiedades del empresario.
Programar y supervisar las tareas del personal de aseo, asegurando que se realicen de manera regular y eficiente.
Verificar la calidad del trabajo de limpieza y reportar cualquier incidencia o necesidad de mejora.
Gestionar el inventario de productos de limpieza y suministros, asegurando su disponibilidad.
Coordinación de Conductores:
Gestionar y optimizar la agenda de los conductores, coordinando los traslados del empresario y, si aplica, de su familia o invitados.
Asegurar que los vehículos estén en óptimas condiciones de limpieza y mantenimiento.
Supervisar el cumplimiento de rutas y horarios por parte de los conductores.
Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos en conjunto con los conductores.
Mantener un registro de los kilometrajes y consumos de combustible.
3. Tareas Adicionales y Soporte General:
Reservaciones: Realizar y gestionar reservaciones de restaurantes, eventos, espectáculos, etc., tanto a nivel personal como profesional.
Investigación: Llevar a cabo investigaciones puntuales sobre temas específicos, recopilando información relevante para el empresario.
Gestión de Eventos: Apoyar en la organización de eventos personales o profesionales (cenas, celebraciones, reuniones especiales).
Interlocutor: Actuar como primer punto de contacto para clientes, socios, proveedores y personal interno, filtrando la comunicación y dirigiéndola adecuadamente.
Soporte General: Brindar apoyo en cualquier otra tarea o proyecto que el empresario requiera para optimizar su tiempo y eficiencia.