Buscamos un asistente administrativo altamente cualificado y profesional para proporcionar apoyo administrativo integral a nuestro equipo ejecutivo. El candidato ideal será una persona organizada y proactiva, capaz de asumir una amplia gama de responsabilidades con discreción y eficiencia.
Responsabilidades:
1. Gestión del calendario: coordinar y gestionar el calendario del ejecutivo, incluyendo la programación de reuniones, citas y preparativos de viajes.
2. Comunicación: actuar como principal punto de contacto entre el ejecutivo y las partes interesadas internas y externas. Gestionar los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y otra correspondencia con profesionalidad y confidencialidad.
3. Coordinación de reuniones: preparar las agendas de las reuniones, asistir a ellas y documentarlas, y realizar un seguimiento de las medidas acordadas para garantizar su ejecución oportuna.
4. Organización de viajes: organizar la logística de los viajes, incluyendo vuelos, alojamiento y transporte, teniendo en cuenta las preferencias y las limitaciones de tiempo.
5. Preparación de documentos: redactar y revisar documentos, presentaciones e informes para garantizar su exactitud y el cumplimiento de las normas de la empresa.
6. Gestión de la información: mantener sistemas de archivo y bases de datos organizados, garantizando la fácil recuperación de la información cuando sea necesario.
7. Priorización de tareas: ayudar a priorizar y gestionar las tareas diarias, garantizando el cumplimiento de los plazos y la consecución de los objetivos.
8. Confidencialidad: Manejar la información confidencial con la máxima confidencialidad y discreción.
9. Coordinación de eventos: Apoyo en la planificación y coordinación de eventos de la empresa, conferencias y otras actividades.
10. Resolución de problemas: Identificar y abordar de forma proactiva los retos, encontrando soluciones eficientes para apoyar el flujo de trabajo del ejecutivo.