Brindar soporte administrativo y financiero integral a la alta dirección, asegurando la eficiencia operativa, la correcta gestión de la información y la coordinación de actividades clave. Esto incluye la gestión de comunicaciones, agenda, documentación, trámites financieros y contractuales básicos, apoyo logístico y tareas específicas relacionadas con actas y sus comités.
* Recepcionar las llamadas de las partes interesadas relacionadas de la alta dirección y direccionar las mismas.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Atender en primera instancia las visitas de las partes interesadas para la alta dirección.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Tramitar y archivar la correspondencia / documentación de la dirección administrativa y dirección ejecutiva\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Tramitar con el asesor jurídico las respuestas a los requerimientos judiciales y enviar las mismas a quien corresponda.\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Solicitar anticipos económicos que indique la dirección.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Llevar el registro de control de la agenda de actividades de la alta dirección.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Registrar en el calendario las reuniones de los directores administrativo y ejecutivo.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Crear reuniones en el Outlook para el director administrativo y financiero y director ejecutivo \t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
* Elaborar cartas y comunicados internos y externos según las necesidades de la dirección.\t
• Gestionar salones de hoteles o centros de convenciones para las reuniones de la asamblea general de asociados.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Participar en la organización logística de las reuniones de la junta directiva (fuera de oficina) y asamblea general de asociados.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Elaborar y gestionar legalizaciones directores administrativo y ejecutivo.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Revisar, conciliar y legalizar los consumos de tarjeta de crédito de directores administrativo y financiero y director ejecutivo .\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Realizar Actas, seguimiento y apoyo al cumplimiento de los compromisos establecidos en las reuniones de los directores administrativo y financiero y director ejecutivo .\t
• Apoyar y cubrir actividades de Servicio al Cliente cuando se requiera.\t\t
• Documentar y enviar solicitud de compra de elementos del programa.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Organizar papelería del programa y gestionar el envió de mercancía a las ferias donde va a participar el programa.\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Solicitar anticipos económicos que indique la directora del programa.\t\t\t\t\t\t\t
• Realizar Actas de las reuniones del comité de jueces\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Realizar comunicados a los comités de feria nacionales e internacionales\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Atender las solicitudes de los jueces de la asociación\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
• Recibir, verificar y tramitar las solicitudes de los aspirantes a jueces
Habilidades y Competencias:
Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita: Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa y profesional con diferentes audiencias.
Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo: Capacidad para priorizar tareas, manejar múltiples responsabilidades y cumplir con plazos ajustados.
Atención al detalle y precisión: Capacidad para realizar tareas con exactitud y verificar la información cuidadosamente.
Discreción y confidencialidad: Capacidad para manejar información sensible y confidencial de manera responsable.
Proactividad e iniciativa: Capacidad para anticipar necesidades y tomar acción de manera independiente.
Orientación al servicio al cliente: Actitud amable y disposición para ayudar a las partes interesadas.
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas: Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y otras herramientas de gestión administrativa.
Capacidad de resolución de problemas: Habilidad para identificar y abordar problemas de manera efectiva.
Trabajo en equipo y colaboración: Capacidad para trabajar de manera efectiva con diferentes equipos y personas.
Conocimientos básicos de contabilidad y finanzas: Comprensión de procesos básicos de legalización de gastos y manejo de anticipos.
Educación y Experiencia:
Título de técnico o tecnólogo en áreas administrativas, contables o afines.
Experiencia mínima de 4 años en roles de asistencia administrativa, preferiblemente con experiencia brindando soporte a la alta dirección y/o en áreas financieras.
Deseable experiencia en la organización de eventos y reuniones.