Medio Tiempo: Lunes miércoles y viernes\t
Formación\tContar con Secundaria complete y estudios de secretariales
\tExperiencia\tDe 6 a 12 meses en puestos similares
\tIdiomas\t\tFundamental, idiomas de trabajo de la misión y local.
\tConocimientos\tConocimientos informáticos básicos (Word, Excel e Internet).
\tCompetencias\t•\tCompromiso con MSF
•\tFlexibilidad
•\tGestión del estrés.
•\tOrientación a resultados.
•\tTrabajo en equipo
•\tOrientación al servicio
Recibir y transferir llamadas entrantes y a visitantes, según los protocolos estándar, para proporcionarles información precisa o modos alternativos de obtenerla, a la vez de apoyar procesos de Recursos humanos y la oficina capital.
Principales actividades:
•\tRecibir visitantes.
•\tOperar la central telefónica y encargarse de todas las llamadas entrantes y salientes y la transferencia de estas.
•\tProporcionar la información general y la información no rutinaria al supervisor.
•\tActualizar el directorio telefónico, registrar los cambios y distribuir las actualizaciones, según sea necesario.
•\tDistribuir y encargase de la correspondencia entrante y saliente.
•\tMantener el área de recepción limpia y ordenada.
1. Vigilancia y guardia en las instalaciones de MSF
•\tRecepción de las llamadas telefónicas y derivar al área correspondiente.
•\tRecepción de las visitas que puedan llegar a las instalaciones MSF.
•\tResponsable de la verificación de información de las visitas realizando el procedimiento de visitas
•\tBienvenida y presentación a las nuevas incorporaciones a la misión.
•\tResponsable de sacar una copia legible del pasaporte del personal internacional
•\tInformar a las personas responsables de la llegada de cualquiera material antes de la descarga.
•\tMantener los equipos de comunicación en condiciones de trabajo y mantener disponibilidad de batería.
2. Gestión de Movimientos
•\tGestiona las reservas de vuelos nacionales (inicio y fin de misión, visitas de campo, etc.)
•\tGestiona las reservas de hoteles y/o Casa de paso de todo el personal de acuerdo con las llegadas/salidas del personal de la misión.
•\tReporte semanal de movimientos del personal nacional e internacional en coordinación con la Asistente de Recursos Humanos, registrar en forma detallada los ingresos y salidas de la misión (todos los viernes, se comparte con el equipo).
•\tRealiza el seguimiento de los convenios con las líneas aéreas en coordinación con la Asist HR.
•\tSeguimiento de facturas de hoteles y aerolíneas para el área.
•\tRealiza el reporte para Finanzas, de los gastos de la tarjeta de viajes y de las aerolíneas en convenio.
•\tRealiza el cálculo de viáticos/Dietas para todo el personal que viaja dentro y fuera de la misión.
•\tRealiza las Ordenes de Misión de todo el personal de los proyectos.
•\tEs responsable de Organizar y entregar las agendas de briefing y Debriefing del personal nacional e internacional que inicia/termina contrato.
4. Otros
•\tCentralizar los pedidos de materiales de oficina para el departamento de HR.
•\tAyudar en la organización de eventos internos y externos (reuniones, presentaciones, etc.)