1. Diseño y actualización del sistema
Diseñar, implementar y mantener actualizado el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT), así como otros sistemas de cumplimiento que exija la normatividad vigente.
Diseñar y actualizar las metodologías de identificación, evaluación, medición, control y monitoreo del riesgo LA/FT/FPADM, asegurando su alineación con el perfil de riesgo de la empresa.
2. Ejecución y aplicación
Verificar la aplicación efectiva de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada adoptados por la empresa, garantizando su cumplimiento conforme a los estándares normativos.
Coordinar el diseño, ejecución y seguimiento de los programas internos de capacitación en prevención del riesgo de LA/FT/FPADM dirigidos a todos los niveles de la organización.
Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes documentales, registros y demás información relacionada con la gestión y control del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y actividades conexas.
Monitorear y revisar de manera diligente las operaciones, relaciones y actividades que puedan estar vinculadas con delitos asociados al lavado de activos y financiación del terrorismo, promoviendo las acciones preventivas o correctivas necesarias.
Realizar y enviar oportunamente los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), así como cualquier otro informe requerido por las autoridades competentes, conforme a la normatividad aplicable.
3. Evaluación y control
Realizar de manera periódica la evaluación del nivel de exposición de la empresa al riesgo de LA/FT/FPADM, y proponer estrategias de mitigación ajustadas a dicho análisis.
Evaluar los informes presentados por la auditoría interna, revisor fiscal o auditoría externa, e implementar medidas razonables frente a las deficiencias detectadas. Cuando se requiera aprobación por parte de otros órganos, deberá impulsar que los asuntos sean llevados ante la instancia correspondiente.
4. Reporte y certificaciones
Presentar periódicamente a la junta directiva los resultados de la gestión del riesgo LA/FT/FPADM, incluyendo avances, hallazgos, reportes realizados y planes de acción.
Presentar al menos una vez al año un informe a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social, que incluya la evaluación de la eficiencia y efectividad del SAGRILAFT, los resultados de su gestión y las acciones de la administración para el cumplimiento del sistema, así como las recomendaciones de mejora.
Certificar ante la Superintendencia de Sociedades o cualquier otra entidad competente el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente sobre prevención del riesgo LA/FT/FPADM, según sea requerido.
5. Mejora continua
Promover la adopción de correctivos, actualizaciones y mejoras al SAGRILAFT, cuando las condiciones del entorno, los cambios normativos o los resultados de evaluación así lo requieran.