MISIÓN DEL CARGO
Implementar buenas prácticas en la gestión documental del servicio de cuidado en familia de acogida, a través de métodos que permitan la recepción, organización, actualización, preservación y custodia de la documentación contenida en el anexo de la historia de atención del niño, niña, adolescentes y jóvenes resultante del proceso de atención, con el fin de administrar el archivo y facilitar su consulta y acceso.
RESPONSABILIDADES GENERALES
1.\tApoyar a los Equipos Pedagógicos del servicio de cuidado en familia de acogida, para garantizar la gestión documental:
•\tRealizar la apertura en físico de la historia de atención de cada participante al momento de su acogida.
•\tRecepcionar los documentos de manera física por el equipo pedagógico.
•\tRevisar, descargar e imprimir, los documentos cargados en la nube del programa por cada uno de los profesionales.
•\tOrganizar y foliar los documentos por cada área de atención como lo describe ICBF en el anexo No. 16.
•\tHacer control del préstamo de las historias de atención al equipo pedagógico en caso de requerir.
•\tEntregar la historia de atención de cada niño, niña, adolescentes y jóvenes a los Centros Zonales del ICBF una vez se reporte reunificación o cambio de modalidad.
•\tRealizar digitalización de los documentos de la historia de atención de cada niño, niña, adolescente y joven a partir de su reunificación o cambio de modalidad.
•\tCustodiar las historias de atención y salvaguardar la información.
•\tRealizar revisión del estado de los anexos de la historia de atención con articulación con el equipo pedagógico
•\tReportar al equipo pedagógico y/o a la coordinación errores o faltantes identificados en la documentación de las historias de atención.
2.\tGenerar espacios de desarrollo de capacidades de personas.
•\tOrientar a los equipos pedagógicos sobre las exigencias documentales establecidas por el aliado.
•\tOrientar y capacitar a los colaboradores en la organización de los archivos, seguridad y confidencialidad de la documentación.
•\tParticipar en las asistencias técnicas dadas por el aliado relacionadas con asuntos documentales
3.\t Organizar y generar informes y reportes.
•\tReporte mensual del estado del anexo de las historias de atención de cada uno de los participantes a los equipos pedagógicos y Coordinación de Servicio de cuidado en familia de acogida
•\tReporte e informe trimestral a la coordinación, del porcentaje de cumplimiento de los profesionales en relación a los documentos que deben reposar en el anexo de la historia de atención.
4.\tOtras Responsabilidades
•\tAporte en la elaboración de informe técnico mensual del servicio según lo requerido por el socio.
•\tRealizar la revisión, recepción y registro de los documentos presentados por las madres de acogida.
•\tParticipar en espacios de cualificación técnica liderada desde la organización y socio estratégico.
•\tElaborar la documentación y realizar tareas administrativas de acuerdo a los requerimientos de la Organización y de los aliados.
•\tParticipar activamente en las reuniones con el equipo y coordinación, y demás espacios organizacionales propuestos por el programa y Oficina Nacional.
•\tCumplir con las responsabilidades de los roles de apoyo designados por las coordinaciones y/o la gerencia y aquellos en los que el colaborador desarrolle por afinidad o interés