Asegurar el funcionamiento eficiente de los procesos administrativos, financieros básicos y de talento humano, apoyando de manera transversal a las áreas de operaciones, comercial y tecnología. El Coordinador (a) Administrativo (a) será responsable de implementar controles, mantener actualizada la documentación legal y organizacional, coordinar procesos administrativos internos y participar activamente en la gestión de personas, bienestar y mejora continua.
Responsabilidades Clave
Gestión Administrativa y Apoyo Operativo
•\tCoordinar el flujo y archivo de documentos físicos y digitales.
•\tSupervisar la gestión de compras menores, suministros y servicios generales.
•\tApoyar la logística de reuniones internas, eventos, visitas y capacitaciones.
•\tControlar la agenda de mantenimientos, seguros y obligaciones contractuales menores (vehículos, arrendamientos, entre otros).
•\tVelar por el cumplimiento de normas internas de orden, control documental y soporte a procesos clave de la operación.
Gestión de Talento Humano
•\tApoyar en procesos de contratación (verificación, recopilación de documentos, afiliaciones).
•\tCoordinar el seguimiento de incapacidades, vacaciones, licencias y novedades de nómina con el outsourcing contable o área responsable.
•\tMantener actualizados los expedientes de personal y apoyar en procesos de bienestar y clima laboral.
•\tApoyar la implementación del SGC-SST, capacitaciones y planes de formación.
Apoyo a la Gestión Financiera y Legal
•\tRecolectar, organizar y enviar información para el contador externo (facturas, soportes, conciliaciones).
•\tMantener actualizados los documentos legales y contractuales (RUT, Cámara de Comercio, cuentas bancarias, pólizas, etc.).
•\tControlar anticipos, legalizaciones menores y pagos operativos de caja menor o transferencias de bajo valor.
•\tGestionar reportes de gastos mensuales del equipo y asegurar el cumplimiento de los procedimientos.
Relación con Proveedores y Terceros
•\tGestionar bases de datos actualizadas de proveedores y aliados.
•\tHacer seguimiento a contratos, pagos y cumplimiento de proveedores de servicios generales o administrativos.
•\tSer punto de contacto con la ARL, EPS, fiduciarias, aseguradoras, entre otros.
Gestión y Optimización de Procesos
•\tApoyar en la planificación y mejora continua de procesos administrativos.
•\tHacer seguimiento a tareas asignadas por la Dirección Administrativa, incluyendo proyectos internos con control de cronogramas y avances.
•\tParticipar en la implementación de políticas internas y comités: redacción de políticas, convocatoria y seguimiento a comités de convivencia, brigadas, votaciones internas y planes de acción del SGC-SST.
•\tApoyar en la elaboración y análisis de informes e indicadores clave de gestión (KPIs).
Perfil del cargo:
Formación académica:
•\tTecnico o Profesional en Administración de Empresas, Economía, Negocios Internacionales, o afines.
Experiencia:
•\tMínimo 3 años en cargos administrativos
•\tExperiencia comprobada en manejo de procesos administrativos, control de documentos, manejo de personal, apoyo financiero y coordinación transversal de equipos.
Conocimientos técnicos:
•\tDominio de Excel y herramientas ofimáticas.
•\tManejo de plataformas de gestión documental y/o CRM.
•\tConocimientos básicos en SG-SST y legislación laboral colombiana.
Competencias:
•\tPlaneación y organización
•\tComunicación asertiva
•\tAutonomía y proactividad
•\tAlto sentido de confidencialidad y ética
•\tCapacidad de trabajo en ambientes cambiantes
•\tAtención al detalle