Estudios en áreas administrativas y/o afines
Mínimo 1 año de experiencia
Gestión documental y calidad
Conocer, aplicar y custodiar documentos del Sistema de Gestión de Calidad y de acondicionamiento/almacenamiento de dispositivos médicos.
Organizar y mantener archivos físicos y digitales (facturas, correspondencia, TR, pedidos).
Escanear, radicar y cargar soportes al DRIVE según procesos internos.
Atención y servicio
Brindar atención cordial y oportuna a clientes internos y externos.
Recibir y dar información conforme a los lineamientos de la jefatura y coordinación.
Compras, insumos y oficina
Realizar pedidos de insumos de papelería, aseo y suministros de la oficina.
Mantener la oficina en orden y en óptimas condiciones locativas.
Coordinar y ejecutar rutas de mensajería.
Gestión de inventarios y despachos
Administrar y responder por el stock (implantes, dermocosmética, piezas de mano).
Verificar estado de mercancía recibida y despachada.
Realizar pedidos de stock, inventarios semanales y mensuales.
Supervisar despachos nacionales e intermunicipales, asegurando cumplimiento de requisitos y documentación.
Facturación y cartera
Recibir solicitudes de facturación (implantes y dermocosmética).
Registrar pedidos y remisiones en Enterprise para facturación.
Radicar facturas, enviar originales a ACOPI y mantener control de cuentas por cobrar.
Gestionar cartera, pagos recibidos y legalización de anticipos.
Operaciones y soporte administrativo
Realizar devoluciones y transferencias en el sistema Enterprise.
Elaborar cotizaciones, órdenes de compra y creación de terceros en el sistema.
Dar soporte a la coordinación de línea estética en pedidos, despachos y consignaciones.
Custodia y seguridad
Manejar responsablemente dinero en efectivo, cheques y otros pagos.
Custodiar llaves de la caja fuerte, vitrinas y papelería.
Garantizar la seguridad en el traslado de documentos y productos.
Funciones de mensajería
Realizar diligencias internas, bancarias y externas.
Recoger y entregar documentación y productos con oportunidad y seguridad.
Otras funciones
Colaborar con el área de compras y almacén.
Apoyar a la asistente administrativa en tareas inherentes al cargo.
Cumplir con actividades adicionales asignadas por la jefatura.