Objetivo del cargo:
Velar por el alistamiento, organización y disposición adecuada de materiales, insumos y recursos necesarios para garantizar la correcta prestación de los servicios educativos y culturales, apoyando integralmente la operación académica y logística del área.
Funciones principales:
Asegurar el alistamiento y disposición del material requerido para la prestación efectiva de los servicios educativos y culturales.
Recibir y organizar pedidos, realizar manejo de inventarios y generar requerimientos de nuevos materiales.
Preparar material pedagógico para instructores Ley 21 y validar la logística necesaria para las sesiones.
Programar y actualizar el cuadro de reserva de espacios, y compartirlo con el área de logística.
Apoyar a los instructores con solicitudes de materiales, insumos, y fotocopias.
Gestionar la entrega de dotación a instructores y diligenciar los formatos correspondientes.
Consolidar necesidades operativas y realizar el ingreso de pedidos para su compra.
Garantizar el cumplimiento de condiciones requeridas para el registro, evaluación y mejora continua del proceso educativo.
Imprimir y organizar listas de cursos en carpetas asignadas a los instructores.
Revisar carpetas de clase para garantizar registros actualizados y completos.
Notificar ausencias de instructores y gestionar reposiciones de clase.
Reportar servicios no conformes relacionados con la prestación educativa.
Asegurar la gestión documental relacionada con la evaluación y asistencia, para cierre y valoración de asignaturas.
Verificar la correcta valoración de planillas en el sistema y notificar novedades.
Controlar y enviar planillas de asistencia a registro académico.
Atender requerimientos de la Secretaría Académica relacionados con reportes de asistencia.
Brindar asesoría y orientación al cliente de manera presencial o telefónica.
Realizar llamadas a usuarios en caso de novedades (ausencias de instructores, suspensiones, conformación de grupos, entre otras).
Apoyar en temporadas de matrícula, inicio de clases y eventos institucionales.
Participar y brindar soporte en reuniones de sede con instructores.