Brindar soporte administrativo integral a la Gerencia del Proyecto, asegurando la correcta ejecución de los procesos de gestión de proveedores, recursos humanos y arrendamientos, para garantizar la fluidez operativa y el cumplimiento de los objetivos del proyecto
Gestión de Proveedores:
Administrar el ciclo completo de proveedores de transporte y bodegas.
Gestionar la radicación, validación y seguimiento de facturas.
Preparar y programar las órdenes de pago, asegurando el cumplimiento de las fechas.
Servir como punto de contacto administrativo para resolver dudas de los proveedores.
Soporte a Gestión Humana:
Apoyar administrativamente el proceso de contratación del personal operativo.
Recopilar y validar la documentación requerida para la vinculación.
Servir de enlace con la empresa de servicios temporales para consolidar novedades de nómina
Realizar el seguimiento al pago oportuno de la nómina y honorarios.
Administración de Bodegas:
Gestionar la documentación de los contratos de arrendamiento de las bodegas.
Asegurar el pago oportuno de los cánones de arrendamiento y servicios públicos.
Tareas Administrativas Generales:
Mantener un archivo digital y físico organizado de todos los soportes (contratos, facturas, actas).
Elaborar informes de seguimiento de pagos y gastos.
Apoyar a la Gerencia del Proyecto en todas las demás tareas administrativas que se requieran.
Formación Académica: Técnico o Tecnólogo en Asistencia Administrativa, Gestión Contable y Financiera, Gestión Empresarial o áreas afines.
Experiencia: Mínimo 2 años de experiencia en cargos administrativos, idealmente con manejo de múltiples responsabilidades (proveedores, facturación, apoyo a nómina).
Conocimientos Técnicos (Hard Skills):
Excel Nivel Intermedio-Avanzado (Indispensable): Capacidad para manejar bases de datos, tablas dinámicas y fórmulas para el control de gastos.
Conocimientos contables básicos: Entendimiento del proceso de facturación, causación y pagos.
Manejo de herramientas ofimáticas y plataformas en la nube (ej. Google Drive).
Competencias (Soft Skills):
Organización y Planificación: Habilidad para gestionar múltiples tareas y prioridades simultáneamente sin perder el control.
Atención al Detalle: Rigurosidad extrema en la validación de facturas, cifras y documentos.
Proactividad y Autonomía: Capacidad para anticipar necesidades y resolver problemas administrativos con mínima supervisión.
Comunicación Efectiva: Habilidad para interactuar de manera clara y profesional con proveedores y personal interno.