AUXILIAR ADMINISTRATIVA

FUNCIONES: *Realizar apoyo administrativo, llevando a cabo tareas como el envío de correos electrónicos, archivar, atención a los teléfonos de recepción y portería. *Recepción de la correspondencia y entrega al departamento o miembro del personal. *Realizar las cotizaciones y compras correspondientes solicitadas tanto por gerencia como las demás áreas. *Realizar la revisión de las garantías recibidas y entregarlas al área correspondiente. *programación de exámenes ocupacionales, realizar las entregas de dotación y elementos de protección personal, programar los cursos de alturas y capacitaciones de personal, y demás tareas que se le asignen. *Actualizar y crear las listas de precios de los productos. *comprar los insumos e inspección de los insumos de las bodegas. *Coordinar con el mensajero o persona delegada las diligencias a realizar. *Endosar los cheques recibidos para enviarlos al banco correspondiente a consignar. *Realizar las demás tareas asignadas por Gerencia o Subgerencia Administrativa. *Realizar la revisión de las devoluciones recibidas y entregarlas al área correspondiente *Manejo y control de pago a los proveedores. *Mantener la base de datos actualizada de los mttos, equipos o procesos que se realizan en un periodo de tiempo determinado para programar en la fecha correspondiente. *Llevar el control en la planilla de asistencia de los terceros dentro de la empresa. *Realizar órdenes de compra según las necesidades de la compañía. *Realizar cartas de autorización o remisiones. *Informar el recibido de las recolecciones (guías) al área encarga de las novedades de despacho *Enviar correos a los asesores informando los cambios de precio (Asesores Distribuidores y Asesores consumidor final) *Solicitar a entes externos documentos requeridos por la asesora de SST *Enviar los resultados de los exámenes médicos al personal involucrado e informar novedades presentes en los mismos. *Acompañamiento en la realización de campañas de sensibilización a los trabajadores *Mantener actualizadas las fichas técnicas de los EPP o Insumos químicos *Dar apoyo a la ejecución de las recomendaciones de entes externos como Bomberos, ARL, Min de Salud, etc. *Dar apoyo en la programación de capacitaciones o eventos de SST y mantener al personal informado *Realizar las evaluaciones de SST a proveedores *Crear o actualizar las hojas de vida de los EPP Contra Caídas. *Recolectar firmas de capacitaciones y actas de reunión de Copasst *Dar apoyo en la jornada anual de salud *Dar apoyo en las actividades o requerimientos de la directora técnica (Procesos Invima) *Actualizar calendario de pausas activas en todas las áreas de la compañía *Cumplir con la responsabilidad de la realización de pausas activas y registro de cumplimiento diario *Apoyo logístico a despacho de mercancía, elaboración de guías y traslados *Es importante que la persona se consiente de que estaría brindando apoyo a 3 áreas, las cuales son salud y seguridad en el trabajo, área de logística y administrativo en compras/cotizaciones.