Estamos buscando:
Técnica o tecnóloga en áreas administrativas o afines.\t\t
Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, Outlook).
Sistemas de facturación electrónica.mAtención al cliente y protocolo empresarial.
Dos (2) años de experiencia en cargos similares, con funciones en recepción, facturación y labores administrativas.\t\t
Funciones:
Asistir de manera obligatoria a las capacitaciones o actividades de formación programadas por la compañía.
Servir como back-up o apoyo temporal en funciones administrativas durante vacaciones o ausencias de otros miembros del equipo.
Recibir a clientes, visitantes y proveedores de manera cordial y profesional, y direccionarlos al área correspondiente.
Gestionar llamadas telefónicas y dirigirlas a la persona o dependencia adecuada.
Gestionar la correspondencia física y electrónica, y asegurar su distribución oportuna.
Garantizar que las salas de reuniones estén disponibles, ordenadas y correctamente equipadas según lo requerido.
Informar oportunamente sobre fallas técnicas o necesidades de mantenimiento a las áreas responsables.
Mantener un entorno de trabajo ordenado, organizado y limpio en las áreas comunes bajo su gestión.
Apoyar en la organización, archivo físico y digital de documentos administrativos.
Programar y coordinar citas para reuniones internas y externas según instrucciones del equipo directivo.
Realizar pedidos de papelería, insumos de aseo y cafetería y coordinar su distribución.
Realizar cotizaciones para compras menores o eventos, según requerimientos de las distintas áreas.
Apoyar tareas administrativas generales del área cuando sea requerido.
Apoyar la gestión logística de viajes del personal: compra de tiquetes, reservas de hotel, transporte, entre otros.
Hacer seguimiento a las confirmaciones y entregas de itinerarios o documentos relacionados con los viajes(Factura electrónica).
Realizar los procesos de facturación de la compañía de acuerdo con los lineamientos establecidos.
Verificar la información para la emisión de facturas (órdenes de compra, autorizaciones, anexos del cliente y manejo de plataformas para el cargue RIPS).
Hacer seguimiento a las facturas emitidas y realizar conciliación de cartera.\t