El área de Selección y Contratación tiene como propósito garantizar la vinculación oportuna, transparente y eficiente del personal requerido por la empresa, cumpliendo con los lineamientos legales, internos y de calidad establecidos.
SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
Realizar la búsqueda y reclutamiento de candidatos a través de academias de vigilancia, portales de empleo y demás medios autorizados, asegurando que el personal solicitado por el área de operaciones sea seleccionado, contratado y entregado en un plazo máximo de cuatro (4) días desde la solicitud.
Verificar el cumplimiento de cada etapa del proceso de selección, incluyendo entrevistas, aplicación de pruebas psicotécnicas y validación de antecedentes disciplinarios, judiciales y laborales.
Garantizar la digitalización y archivo físico y electrónico de los documentos del trabajador en el sistema OwnCloud, conforme al Check List de contratación.
Asegurar la actualización permanente de la base de datos del personal, hojas de vida y documentos asociados a su gestión laboral (cursos, llamados de atención, reconocimientos, entre otros).
Velar por la autenticidad y vigencia de los documentos de contratación y verificar referencias personales y laborales.
AFILIACIONES A SEGURIDAD SOCIAL
Coordinar con el área de operaciones la afiliación del nuevo personal a la ARL, así como a las entidades de EPS, Fondo de Pensiones y Caja de Compensación Familiar, asegurando que los registros sean efectivos antes del inicio de labores.
Realizar seguimiento a las afiliaciones y descargas de certificados correspondientes, manteniendo actualizadas las contraseñas y accesos a los portales institucionales.
En contrataciones masivas, apoyar la carga y validación de afiliaciones de forma colectiva en las plataformas correspondientes.
LIQUIDACIONES Y TERMINACIONES
Asegurar que todo retiro o terminación de contrato cuente con la carta de renuncia o notificación firmada, la devolución de dotación y el paz y salvo correspondiente.
Validar y enviar las liquidaciones firmadas antes del mediodía para su pago consolidado, notificando cualquier irregularidad a la sede central.
Verificar el reporte de novedades, turnos pendientes y descuentos por daños o pérdidas antes del cálculo final.
DISCIPLINARIO
Citar formalmente al personal involucrado en procesos disciplinarios mediante comunicación escrita y telefónica.
Recepcionar, registrar y archivar informes, descargos, llamados de atención y sanciones en las hojas de vida.
Notificar al área de operaciones sobre incumplimientos, ausencias o faltas a procedimientos, garantizando el seguimiento del debido proceso.
NOVEDADES Y REGISTROS
Mantener actualizada la base de datos de ingresos, retiros, incapacidades, licencias, vacaciones, horas extras y permisos.
Enviar semanalmente los soportes de novedades al área de nómina y remitir la relación mensual de descuentos antes del día 25.
Apoyar la inducción del Sistema Integrado de Gestión (SIG) para todo nuevo colaborador y verificar la correcta diligencia del perfil sociodemográfico.
EXÁMENES MÉDICO-OCUPACIONALES
Coordinar y orientar a los candidatos o trabajadores para la realización de los exámenes médicos de ingreso, periódicos o de retiro, garantizando el envío oportuno de los resultados.
CUENTAS BANCARIAS Y DOTACIÓN
Elaborar cartas de apertura de cuenta y verificar la entrega del certificado bancario por parte del colaborador, registrando la información en la base de datos y en el sistema OwnCloud.
Apoyar la entrega formal de dotaciones y elementos de protección personal (EPP), asegurando los registros correspondientes según los formatos de la compañía.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y LEGAL
Notificar y llevar control sobre medidas judiciales o retenciones salariales, informando oportunamente al trabajador y al área de nómina.
Recibir, tramitar y dar seguimiento a derechos de petición, tutelas y PQRS, cumpliendo los tiempos legales de respuesta.