Funciones Básicas:
* Manejar y administrar la cuenta de correo electrónico corporativa
* Conocer el portafolio de equipos de venta y tipo de servicios que ofrece la empresa.
* Mantener actualizada la base Instalada y cotizar los servicios de Mantenimiento.
* Coordinar fechas de servicio y asignar a los ingenieros para su ejecución.
* Manejar lista de precios de fabricantes y la empresa para ventas y soporte técnico.
* Preparar cotizaciones que surgen en el área de ventas y soporte técnico. Debe conocer totalmente los términos y condiciones de solar Datalab sas y de las fabricas que se representan, las condiciones de las cotizaciones y velar por que los tiempos de entrega allí registrados se cumpla, conocer y usar la tabla de cálculos de importación.
* Administrar los procesos de importación y exportación propios de Solar Datalab SAS. y monitorear importaciones directas de clientes a fabricas.
* Tramitar las órdenes de compras recibidas de clientes y procesar las órdenes de compra correspondientes con las fábricas representadas haciendo uso de los formatos establecidos por el fabricante.
* Administrar la base de datos de los clientes y proveedores (información técnica, datos, contactos).
* Monitorear el inventario del almacén (tanto fisico como digital ) y junto con la Auxiliar Contable tener en el stock del almacén la cantidad requerida de los repuestos y piezas establecidos por gerencia.
* Recibir y confirmar el buen estado de toda la mercancía que llegue a la empresa por Courier o compañías transportadoras, de guardar y administrar la documentación relacionada.
* Verificar y confirmar todos los equipos y/o partes que se deban despachar de Solar hacia la fábrica o clientes por medio de una remisión y administrar todo lo relacionado a la documentación.
* Mantener actualizado el cuadro de Control de Órdenes de Solar Datalab, control de cotizaciones, para venta y servicio.
* Tener total disposición y tiempo para capacitar, entrenar y guiar a sus compañeros sobre cualquier tema que domine, o esté estudiando o se le encomiende, bien sea por entrenamientos, capacitaciones y/o experiencia laboral, sin ocultar , ni reducir, ni reservarse información que perjudique la información transmitida y sin crear temores o prevenciones en sus compañeros
* Actualizar y administrar la base de datos del registro de proveedores (listado maestro de proveedores – pendiente de las fechas de evaluación y reevaluación)
* Abrir las Hojas de Vidas de los equipos vendidos con el orden establecido y los documentos necesarios y archivar los informes de servicio.
* Asignar los equipos demos al personal de Solar Datalab. Coordinar su envio y recogida donde los clientes.
* Llenar los indicadores de SGC relacionados al cargo y entregarlos de manera oportuna.
* Apoyar en licitaciones que ha de participar la empresa.
* Demás Tareas asignadas.
* Implementar las políticas del SGC.
* Participar en las actividades definidas por el SGC
* Implementar las actividades para el control de riesgos y para el cumplimiento de requisitos de las partes interesadas relativas a su proceso.
RENDICIÓN DE CUENTAS
* Informes trimestrales de ventas. Organizar según el desempeño de cada vendedor, cuantas cotizaciones se realizaron, cuantas órdenes de compras se generaron y cuanto se facturo por mes.
* Entrega de informe semanal de pendientes del departamento al Gerente comercial y de soporte técnico.
* Tener al día los formatos de registro comercial con la información relacionada con el departamento.
* Entrega oportuna de los indicadores de gestión que tiene a cargo.