Esta es una oportunidad única y emocionante para formar parte de la principal plataforma de vivienda en renta de lujo en Colombia, donde estamos creando un nuevo modelo de industria al integrar servicios de hospitalidad cinco estrellas en los edificios residenciales más destacados de América Latina. Es una gran oportunidad para formar parte de una industria emergente, con alto potencial de crecimiento profesional, de la mano de una de las firmas líderes a nivel internacional en el sector de vivienda en renta.
Como Asistente Administrativo, serás responsable de brindar apoyo administrativo y operativo a la oficina de administración de la propiedad. Serás un punto de contacto clave para residentes y proveedores, coordinando agendas, gestionando comunicaciones y apoyando en tareas de finanzas, arrendamiento y operación de las instalaciones. Este rol respalda directamente al Property Manager, al Jefe de Mantenimiento y al Controller, contribuyendo a la eficiencia de la oficina, el cumplimiento de los estándares de servicio y la experiencia positiva de los residentes.
HASTA Capital es una compañía de administración de fondos de capital privado-especializada en la inversión y desarrollo de propiedades residenciales de vivienda en renta en Estados Unidos y América Latina con 4,788 apartamentos bajo manejo en Estados Unidos y proyectos en proceso de desarrollo en Colombia, México y otros países de Latinoamérica
Responsabilidades:
•\tAtender solicitudes e inquietudes de residentes vía teléfono, correo electrónico o sistemas de tickets, garantizando un seguimiento oportuno y profesional.
•\tAdministrar agendas y coordinar reuniones, interacciones con proveedores y eventos especiales para los diferentes equipos.
•\tRegistrar la información contable de la propiedad, codificar y procesar facturas, apoyar la gestión de órdenes de compra, conciliación bancaria, contratos de proveedores y verificación de pólizas de seguro.
•\tAsistir al Property Manager, al Jefe de Mantenimiento y al Controller en proyectos asignados, preparación de documentos y organización de la oficina.
•\tMantener el archivo físico y digital de la oficina (SharePoint).
•\tApoyar en momentos a la operación de las instalaciones coordinando servicios de proveedores (aseo, control de plagas, concierge) y haciendo seguimiento a solicitudes.
•\tElaborar documentos profesionales, correspondencia, memorandos, reportes y cuadros de control cuando sea requerido.
•\tFiltrar llamadas entrantes, atender asuntos rutinarios y escalar de manera oportuna los temas urgentes a la administración.
•\tGestionar el proceso de cobranza a los inquilinos, incluyendo seguimiento a pagos, conciliación de cuentas y aplicación de políticas de cartera.
•\tElaborar reportes periódicos, garantizando la precisión y cumplimiento de plazos establecidos.
•\tPreparar reportes internos de gestión administrativa y financiera para el equipo corporativo.
•\tApoyar la generación de reportes para inversionistas, consolidando la información necesaria de la operación de la propiedad.
•\tCoordinar procesos relacionados con residentes, como multas, renovaciones, entregas (move-ins) y salidas (move-outs) de unidades.
•\tBrindar un servicio al cliente excelente en un entorno dinámico y de alta exigencia.
Requisitos de experiencia y formación:
•\tTítulo de bachiller requerido; se prefiere formación técnica o universitaria en áreas como Administración de Empresas, Contabilidad o afines.
•\tExperiencia mínima de 2 años en cargos administrativos, preferiblemente en sectores inmobiliarios, hoteleros, de propiedad horizontal (PH) o en entornos profesionales similares.
•\tManejo intermedio/avanzado de Microsoft Office (especialmente Excel).
•\tExperiencia previa en codificación de facturas, coordinación con proveedores, gestión documental y apoyo presupuestal.
•\tFuertes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad de manejar múltiples prioridades bajo presión.
•\tExcelente comunicación verbal y escrita, incluyendo redacción de documentos y correspondencia profesional.
•\tFlexibilidad para trabajar horarios extendidos cuando lo requiera la operación.
•\tLa jornada laboral se definirá de acuerdo con las necesidades operativas de la propiedad, incluyendo fines de semana.