Educación formal: Técnico, tecnólogo o profesional en áreas administrativas, contables, o
financieras. Mínimo un (1) año de experiencia en funciones administrativas o
relacionadas, incluyendo manejo de agendas, archivos, redacción de
documentos, y atención al cliente.
Conocimientos: Manejo de Fomplus, manejo de indicadores de gestion commercial, excel intermedio.
Funciones: Apoyar en la gestión documental y archivo de la empresa, asegurando la organización y disponibilidad de los documentos.
Atender llamadas y correos electrónicos, y trasladar las solicitudes y consultas a los departamentos
correspondientes.
Organizar y coordinar reuniones, ferias, eventos internos y externos para la empresa, asegurando
una adecuada logística y comunicación.
Realizar la gestión de compras y aprobaciones necesarias para la obtención de bienes y servicios
de la Gerencia administrativa para la empresa.
Gestionar y monitorear el inventario de suministros insumos de aseo y cafetería, velar por el
adecuado uso y reordenamiento de estos en cada una de las sedes
Redactar, revisar y editar documentos y correspondencia en nombre de la empresa, para clientes
y proveedores.
Brindar apoyo en la organización de viajes de negocios para los empleados y directivos de la
empresa. Cotización de tiquetes aéreos, reservas de hoteles anticipos y legalización de gastos de
viaje.
Asegurar un adecuado manejo de los archivos físicos y electrónicos, manteniendo la
confidencialidad y seguridad de la información.
Coordinar con proveedores y asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones acordados en
los contratos de servicios.
Recepcion y control de la facturación electronica
Realizar las hojas de entrada de los proveedores administrativos
Verificar el cumplimiento del reporte de apertura y cierre de cada una de las sedes de la empresa
Consolidación de las facturas de arriendo y servicios públicos de cada una de las sedes.
Seguimiento a la prestación de servicios de la empresa de servicios generales y la empresa de
vigilancia
Manejo de la caja menor de la sede principal.
Reporte de necesidades de infraestructura de la sede principal
Consolidación de las necesidades de infraestructura de cada una de las sedes.
Apoyar en otras tareas y proyectos asignados por los gerentes y directivos de la empresa.
Revisión de los gastos de tarjeta de credito gerencial, y solicitud de facturas electrónicas para
legalizar.
Realizar cotizaciones y cuadros comparativos de servicios que se requieran en el área
administrativa.
Seguimiento a vencimiento de pólizas de seguros, traspasos y traslados de vehículos.