Se parte de Nuestro Equipo de trabajo en la empresa líder en Aseo y Mantenimiento, para laborar como Asistente Administrativa en la ciudad de Santa Marta. Desempeñando funciones:
•\tRealizar rondas periódicas semanales en la copropiedad para revisar el estado general de las áreas comunidades especialmente en temas de aseo y mantenimiento básico de la infraestructura y confirmar el estado de cumplimiento de las novedades reportadas para generar actas de cierre.
•\tCoordinar y ejecutar las labores administrativas diarias, como la atención a propietarios y residentes, gestión de correspondencia, y el mantenimiento de registros y documentos relevantes.
•\tGestionar las compras y contratos que requieran celebrarse en la copropiedad para asegurar la continuidad de sus operaciones. Esta gestión incluye solicitar cotizaciones a proveedores, hacer cuadros comparativos de las ofertas recibidas y solicitar al asesor jurídico la elaboración de los contratos respectivos, para revisión con la Administradora.
•\tCoordinar y apoyar la realización periódica de inventarios en la copropiedad: activos fijos (semestral), insumos químicos de piscinas, insumos y elementos de aseo y material básico de mantenimiento (mensual).
•\tAdministrar el correo corporativo donde se canalizan las diferentes solicitudes y autorizaciones enviadas por los propietarios, residentes y comunicaciones en general recibidas de terceros.
•\tAdministrar y mantener al día el archivo documental de la copropiedad.
•\tActualizar periódicamente el censo y la base de datos de copropietarios (semestral), procurando mantenerla siempre al día.
•\tReportar al responsable del área de recepción la lista de invitados autorizados por los copropietarios para que se permita su ingreso a la copropiedad y se facilite el registro de llegada y salida de estos; asignando el tipo de manilla que debe emplearse en cada caso, de acuerdo con las políticas vigentes y asegurándose que su costo haya sido pagado por el propietario de forma anticipada y previo al registro de ingreso en la recepción.
•\tVerificar semanalmente y asegurarse que el archivo en Excel diseñado para el informe mensual de manillas y las planillas de control de entrega de manillas estén debidamente firmadas y hayan sido diligenciadas de forma correcta y completa por las conserjes.
•\tTramitar el registro y cobro de incapacidades de trabajadoras de la copropiedad ante las entidades competentes.
•\tRealizar encuesta semestral de intención de compra de toallas playeras por parte de los propietarios.
•\tMantener en custodia y debidamente inventariados y organizados los objetos olvidados en la copropiedad por propietarios, residentes y visitantes en general.
•\tAtender las PQR presentadas por los propietarios y residentes del conjunto y dar respuesta formal, a través de los canales de comunicación definidos por la copropiedad.
•\tPreparar y entregar quincenalmente, al contratista encargado de la diagramación de los boletines, la información que deben contener los boletines.
•\tRealizar el envío masivo de los boletines quincenales a los propietarios.
•\tNotificar mensualmente a los propietarios, mediante envío masivo, sobre la entrega de las facturas de los servicios públicos en la copropiedad: agua, luz, gas, entre otros; para fines de consulta y pago oportuno.
•\tRealizar mensualmente el inventario de manillas y toallas para controlar su uso, manejo y existencias.
Requisitos del Cargo:
•\tTítulo universitario en administración de empresas, finanzas, o campo relacionado.
•\tExperiencia previa en gestión administrativa y financiera en propiedades horizontales o condominios.
•\tConocimiento sólido de las leyes y regulaciones de propiedad horizontal en Colombia.
•\tHabilidades de comunicación asertiva y resolución de conflictos.
•\tCapacidad para trabajar de manera autónoma y en equipo.
•\tCumplimiento y confidencialidad en información y situaciones relacionadas con los copropietarios y el conjunto.
•\tIntegridad y ética profesional en todas las interacciones con los diferentes grupos de interés de la copropiedad.
Contrato Obra o Labor.
Disponibilidad de Lunes a Sábado
Salario $ 2.300.000, más auxilio transporte ($200.000). más prestaciones sociales