Cargo: ANALISTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO
Sector: Construcción
Estudio: Tarjeta profesional por el colegio de archivistas
Experiencia: mínima de 2 años – preferiblemente con conocimientos en sincosoft
Salario: de 3.000.000 + prestaciones de ley
Para laborar: de lunes a viernes de 08:00am a 06:00pm 100% presencial - en el Edificio North Point – Torre Krystal Bogotá
Conocimientos:
1.\tConocimiento de herramientas informáticas
2.\tpráctica del sector y la normativa archivística (Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos y normas ISO aplicadas a gestión documental)
Funciones Principales:
1.\tRecepción y clasificación de documentos
o\tRecibir, radicar y clasificar correspondencia interna y externa (física y digital).
o\tAsignar número de radicado a comunicaciones oficiales.
o\tRegistrar documentos en los sistemas de gestión documental (SGDEA).
2.\tOrganización de archivos
o\tAplicar tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
o\tOrganizar expedientes de obra (planos, actas, licencias, informes técnicos).
o\tGarantizar el cumplimiento de normas de archivo físico y digital.
3.\tControl y custodia de documentos
o\tMantener actualizados y protegidos archivos activos, semi-activos e históricos.
o\tCustodiar documentos legales, contratos y licencias de construcción.
o\tAsegurar la confidencialidad de información sensible.
4.\tGestión de documentos de proyectos de construcción
o\tCoordinar el archivo técnico: planos, memorias de cálculo, actas de interventoría.
o\tActualizar versiones y controlar cambios de planos y especificaciones.
o\tGarantizar que la documentación cumpla con requisitos legales y contractuales.
5.\tDigitalización y control electrónico
o\tEscanear y almacenar documentos en repositorios digitales seguros.
o\tIndexar documentos para facilitar búsquedas.
o\tAdministrar flujos documentales electrónicos.
6.\tElaboración de informes y reportes
o\tGenerar reportes de gestión documental para auditorías internas y externas.
o\tPreparar entregas documentales para entes de control y clientes.
7.\tCumplimiento normativo
o\tAsegurar que el manejo documental cumpla con la Ley General de Archivos, normas ISO 15489 y demás disposiciones aplicables.
o\tParticipar en auditorías y procesos de certificación de calidad.
8.\tCapacitación y apoyo interno
o\tCapacitar a las áreas en el uso de formatos, plantillas y procedimientos de archivo.
o\tResolver consultas internas sobre ubicación y recuperación de documentos.
Competencias:
1.\tComunicación efectiva.
2.\tOrientación al cliente.
3.\tOrganización y planificación.\t