Objetivo general
Garantizar que las empresas del grupo participen de manera oportuna, estratégica y ganadora en los procesos de contratación pública y privada, asegurando cumplimiento técnico, jurídico y financiero en cada propuesta.
1. FUNCIONES CLAVE POR ETAPA
A. Planeación y vigilancia de oportunidades
Monitorear diariamente las plataformas SECOP I, SECOP II, Colombia Compra Eficiente, y pliegos publicados por entidades afines (IDU, TransMilenio, Gobernaciones, Alcaldías, etc.).
Identificar procesos compatibles con la experiencia y capacidades de cada empresa (por objeto, cuantía, y requisitos técnicos).
Elaborar un informe semanal de oportunidades priorizadas con fechas límite, requisitos claves y nivel de viabilidad (alta, media, baja).
Mantener actualizada una base de datos de entidades y contactos frecuentes, con historial de participación y resultados.
B. Análisis de pliegos y estructuración de propuestas
Revisar integralmente los pliegos de condiciones (jurídico, técnico, financiero).
Elaborar matrices de cumplimiento y observaciones para detectar riesgos o requisitos críticos.
Solicitar aclaraciones a las entidades cuando sea necesario (observaciones al pliego o aclaraciones técnicas).
Coordinar con los equipos técnico y financiero la preparación de documentos habilitantes, certificados de experiencia, garantías, cotizaciones, fichas técnicas y APU.
Elaborar la propuesta económica y documentos finales para radicación en SECOP.
Asegurar que todas las ofertas se presenten dentro de los plazos y con completa trazabilidad documental.
C. Actualización y cumplimiento normativo
Mantener actualizado el RUP (Registro Único de Proponentes) de cada empresa:
Certificaciones de experiencia, indicadores financieros, capacidad organizacional, etc.
Gestión ante cámara de comercio y coordinación con contabilidad para soportes financieros.
Mantener al día los documentos legales recurrentes: certificados de existencia, antecedentes, pólizas, certificados de retención, firmas digitales, etc.
Implementar un checklist corporativo estandarizado para toda presentación de oferta (jurídico, técnico, financiero).
D. Seguimiento post-presentación
Hacer seguimiento al estado de las ofertas presentadas (evaluaciones, observaciones, respuestas).
Preparar respuestas a requerimientos o subsanaciones.
Apoyar la elaboración de derechos de petición o reclamaciones cuando sea necesario.
Registrar los resultados de cada proceso y elaborar un informe de efectividad (licitaciones ganadas vs. presentadas, causas de rechazo, tendencias por entidad, etc.).