Analista de Gestión Documental
Buscamos un talento para optimizar y fortalecer los procesos administrativos de la compañía en cuanto a la gestión de contratos, pólizas de seguros, monitoreo y mejora continua del sistema SAGRILAFT, el fortalecimiento del programa de transparencia y ética empresarial, y la gestión de los demás servicios que presta el Centro de Solución de Servicios Administrativos; afianzando la excelencia operativa, la eficiencia administrativa y el cumplimiento de la normatividad legal vigente, las políticas y procedimientos internos, y la misión y visión de la organización.
Propósito del cargo
Apoyar la gestión documental y administrativa del Centro, garantizando la trazabilidad, custodia, organización y conservación de la información relacionada con contratos, pólizas, documentación SAGRILAFT y demás procesos administrativos, asegurando la disponibilidad y confidencialidad de los documentos conforme a las normas internas y legales aplicables.
Responsabilidades principales
Gestionar el ciclo de vida de los documentos: producción, recepción, distribución, organización, consulta, conservación y disposición final.
Administrar y controlar la documentación contractual con proveedores y contratistas, asegurando su correcta radicación, seguimiento y archivo.
Mantener actualizado el registro y control de pólizas de seguros, verificando vigencias, renovaciones y cumplimiento de requisitos.
Apoyar el monitoreo, documentación y mejora continua del Sistema SAGRILAFT, conforme a la normatividad vigente.
Colaborar en la implementación y fortalecimiento del Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
Gestionar la documentación y seguimiento de contratos de servicios de vigilancia y seguridad, garantizando el cumplimiento normativo.
Aplicar las Tablas de Retención Documental (TRD) y demás herramientas archivísticas de acuerdo con las políticas institucionales.
Velar por el cumplimiento de las normas archivísticas y legales aplicables (Ley 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2001, entre otras).
Elaborar reportes, indicadores y soportes de control documental y administrativo.
Apoyar auditorías internas y externas, suministrando la documentación requerida.
4. Requisitos del cargo
Formación académica:
Técnico, tecnólogo o profesional en Gestión Documental, Archivística, Administración de Empresas o carreras afines.
Experiencia específica:
Mínimo dos (2) años de experiencia en cargos similares.
Conocimiento en normatividad SAGRILAFT y Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
Experiencia en gestión de contratos con proveedores y contratistas.
Experiencia en la gestión y control de pólizas de seguros.
Experiencia en el manejo de empresas de vigilancia.
Experiencia sólida en gestión documental (archivo físico y digital).
Si te apasiona la gestión documental y administrativa, y quieres aportar a una compañía que valora la ética, la excelencia y la eficiencia, te invitamos a postularte y ser parte de nuestro equipo.