Nos encontramos en la búsqueda de ANALISTA EVENTOS, profesional o en formación últimos semestres administración de empresas, administración de servicios, administración hotelera o gestión de servicios turísticos, con mínimo 2 años de experiencia en planeación, organización y ejecución de eventos corporativos, institucionales o de marketing
Inglés Básico
FUNCIONES:
Brindar acompañamiento a la unidad de Allergan Aesthetics en el desarrollo logístico de eventos, velando que se realicen conforme a las políticas y procedimientos
Apoyar con la ejecución, revisión y control del presupuesto asignado previamente aprobado por el owner del evento.
Gestionar la cotización de los servicios necesarios para el desarrollo de los eventos, en coordinación con los diferentes proveedores, con el fin de presentar el presupuesto correspondiente al owner del evento.
Apoyar en la elaboración, envío y seguimiento de cartas de invitación (con términos y condiciones) y logísticas, para eventos de alcance nacional, local e internacional, a través de las plataformas
Apoyar de manera transversal las solicitudes y cargue de documentos en PRISM (Veeva) relacionadas con el manejo de eventos.
Colaborar en el registro y actualización de las plantillas de control y seguimiento de eventos, como insumo para la construcción de los KPIs de la agencia
Enviar al responsable de gestionar las órdenes de compra en cada área la cotización aprobada de los servicios asociados a los eventos, con el fin de que pueda solicitar la orden de compra, documento indispensable para confirmar los servicios con el proveedor.
Realizar Seguimiento integral, de principio a fin, a todos los servicios contratados con agencias de viajes y otros proveedores (como tiquetes, traslados, salones audiovisuales, alojamiento, alimentos y bebidas, materiales, entre otros), incluyendo la verificación y corrección de eventuales inconsistencias, asegurando que lo pactado corresponda a lo efectivamente ejecutado.
Apoyar en la gestión de la correcta aceptación de facturas, asegurando previamente su revisión y aprobación antes del proceso de facturación.
Apoyar con la elaboración de las solicitudes de ampliación por monto a órdenes de compra generadas con sus respectivas justificaciones bajo aprobación del gerente de línea.
Apoyar en la elaboración de reportes de transferencia de valor, conforme a los lineamientos establecidos por el Ministerio de Salud, para los médicos asistentes a eventos cuando aplique.
Contactar al área de pagos para identificar pagos en proceso o casos de facturación bloqueada asociados a eventos, con el fin de gestionar su seguimiento y solución oportuna.
Apoyar en la elaboración del consolidado de cierre de gastos de los eventos, integrando la información de los diferentes proveedores involucrados.
Brindar acompañamiento en eventos presenciales, tanto locales como nacionales, de manera ocasional, según las necesidades del servicio.
Proporcionar apoyo transversal y colaborativo, de forma ocasional, a los diferentes colaboradores de la Unidad de Allergan Aesthetics según se requiera.
Crear y organizar carpetas digitales específicas para cada evento, asegurando la inclusión de toda la información documental requerida para fines de control y auditoría.
Consolidar y analizar la información de KPIs relacionados con la gestión de eventos, con el fin de evaluar el desempeño, identificar oportunidades de mejora y apoyar la toma de decisiones.
Apoyar la implementación, desarrollo y capacitación de las siguientes fases de PRISM para el manejo de eventos.
Brindar apoyo al área de marketing digital de manera contingente, cuando sea requerido por la empresa, para atender necesidades específicas o situaciones puntuales que se presenten.
SALARIO: $3.600.000
HORARIO: de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00pm
MODALIDAD: presencial