El Conjunto Residencial CIIEN PH está conformado por dos torres de 16 y 17 pisos, con un total de 223 apartamentos, 7 locales y 1 oficina. Cuenta con zonas comunes como gimnasio, salón social, salón de reuniones, minicine, juegos infantiles, BBQ, cancha de fútbol 5, zonas verdes, bicicleteros, parqueaderos para visitantes y residentes, así como dos shut de basuras. La complejidad de la operación exige una administración profesional, organizada y con experiencia en conjuntos de gran tamaño.
El Consejo de Administración convoca a profesionales domiciliados en Bogotá para el cargo de Administrador, cuyo ejercicio deberá estar acompañado de un asistente administrativo-contable. La oferta es conjunta, ya que la gestión administrativa, operativa, financiera y documental del conjunto requiere un equipo de dos personas: el administrador como responsable legal y estratégico, y el asistente como apoyo directo en la ejecución de tareas contables, operativas y de servicio al residente.
CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN
1.\tSe recibirán propuestas de personas naturales y de personas jurídicas.
2.\tEn caso de tratarse de persona jurídica, deberá acreditarse experiencia directa en la administración de propiedad horizontal y demostrar que el administrador designado participará de manera personal, presencial y permanente en el Conjunto CIIEN PH.
3.\tNo se tendrán en cuenta propuestas de empresas que oferten servicios mediante administradores delegados o esquemas en los que el administrador no tenga presencia continua en el conjunto.
4.\tEl asistente administrativo-contable será nominado por el candidato a administrador, con experiencia mínima en manejo contable, NIIF y software de propiedad horizontal.
5.\tEl valor de la contratación corresponde a un salario mensual de $8.000.000 (ocho millones de pesos M/cte), suma que incluye tanto la remuneración del administrador como la del asistente administrativo-contable.
6.\tEste valor cubre la totalidad de la contraprestación mensual; cualquier gasto adicional correrá por cuenta exclusiva del contratista.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR Y SU ASISTENTE
1. Garantías y Mantenimiento
•\tTramitar reclamaciones de garantías con la constructora por fallas en infraestructura, filtraciones, ascensores, acabados y sistemas de seguridad.
•\tCrear inventario detallado y bitácora de novedades, con reportes periódicos y evidencias fotográficas.
•\tCoordinar mantenimientos preventivos y correctivos de equipos eléctricos, hidráulicos, bombas de agua, shut de basuras, jardines, fachadas y ascensores.
•\tSupervisar que proveedores y contratistas cumplan términos de calidad, seguridad y plazos pactados.
2. Administración y Operación
•\tDiseñar y ejecutar un plan integral administrativo, operativo y financiero con metas claras de eficiencia y optimización de recursos.
•\tCoordinar y supervisar a todo el personal vinculado (vigilancia, aseo, mantenimiento, auxiliar administrativo).
•\tEstablecer horarios de atención presencial en la oficina del conjunto, incluyendo sábados y disponibilidad para emergencias.
•\tImplementar un sistema efectivo de PQRS para canalizar solicitudes, quejas y sugerencias de residentes.
•\tMantener comunicación permanente con el Consejo de Administración y rendir informes periódicos.
3. Gestión Financiera y Contable
•\tElaborar el presupuesto anual y controlar su ejecución.
•\tGestionar el recaudo de expensas comunes, aplicando mecanismos de cobro prejurídico y jurídico.
•\tExpedir paz y salvo, administrar caja menor y velar por la correcta ejecución de gastos.
•\tSupervisar el trabajo contable del asistente, asegurando cumplimiento de NIIF y obligaciones fiscales.
•\tContratar pólizas de seguro que garanticen cobertura adecuada y costo competitivo.
4. Asambleas y Consejos
•\tConvocar y organizar asambleas generales y extraordinarias.
•\tPreparar informes de gestión, balances, presupuestos y proyectos para consideración de la asamblea.
•\tElaborar actas y custodiar la documentación oficial de las reuniones.
•\tAcompañar y asesorar al Consejo de Administración en la definición de políticas y decisiones estratégicas.
5. Representación Legal y Jurídica
•\tRepresentar al conjunto ante terceros en actuaciones judiciales y extrajudiciales.
•\tSuscribir contratos requeridos para la operación, velando por su correcta ejecución.
•\tHacer cumplir la Ley 675 de 2001, el Reglamento de Propiedad Horizontal y las decisiones de la asamblea.
6. Seguridad y Emergencias
•\tImplementar y mantener actualizado el Plan de Emergencias y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
•\tCoordinar brigadas de emergencia, simulacros y protocolos de evacuación.
•\tSupervisar el funcionamiento de sistemas de seguridad, control de accesos y cámaras.
7. Archivo y Custodia
•\tGarantizar el orden y conservación de libros, actas, contratos, manuales y documentos contables.
•\tAsegurar el uso de software de administración y contabilidad que permita trazabilidad, transparencia y acceso seguro a la información.
PARTICIPACIÓN DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO-CONTABLE
El asistente contratado trabajará bajo la dirección del administrador y será responsable de:
•\tRegistrar y procesar información contable en el software asignado.
•\tPreparar conciliaciones, estados financieros preliminares y reportes de gestión.
•\tAtender solicitudes de copropietarios en oficina, gestionar PQRS y orientar en trámites de cartera.
•\tColaborar en la organización de archivos, actas, contratos y correspondencia.
•\tApoyar en la coordinación de proveedores y actividades operativas.
CONSIDERACIONES FINALES
El equipo administrador–asistente actuará de manera conjunta para garantizar que la copropiedad cuente con:
•\tGestión financiera transparente.
•\tProcesos administrativos eficientes.
•\tAtención oportuna a residentes y consejo.
•\tMantenimiento preventivo y correctivo constante.
•\tCumplimiento normativo y legal en todas las actuaciones.